დღეს წერილები უკვე იშვიათობა ხდება და წარსულს ჩაბარდა. ამასთან, ეს არ ეხება ბიზნეს მიმოწერას. ოფიციალური წერილი არის დოკუმენტი, რომლის დახმარებით ხდება კონტაქტების დამყარება და ფიქსირდება საქმიანი ურთიერთობების ყველა ძირითადი ეტაპი. ბიზნეს შეტყობინების სწორად წერის შესაძლებლობა ასახავს მოწინააღმდეგის და მთელი ფირმის კვალიფიკაციას.
Ეს აუცილებელია
- - ქაღალდის ნაწილი
- - კალამი ან კომპიუტერი პრინტერით
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
გამოიყენეთ ოფიციალური ბლანკი თქვენი საქმიანი წერილისთვის. მიუხედავად იმისა, არის თუ არა დოკუმენტი დაწერილი ელექტრონული ფორმით თუ ხელით, იგი უნდა შეიცავდეს გამგზავნი კომპანიის ლოგოს. გარდა ამისა, ბლანკში უნდა იყოს მითითებული ტელეფონის ნომრები, ფაქსის ნომრები, ვებსაიტისა და ელექტრონული ფოსტის მისამართები და კომპანიის საფოსტო მისამართი. არ უნდა დაგვავიწყდეს, რომ დატოვოთ ზღვარი კიდეებზე, რომლებიც აუცილებელია არქივის საქაღალდეში შეტანის შესაძლებლობის უზრუნველსაყოფად: მარცხენა მხარეს 3 სმ და მარჯვნივ 1,5 სმ.
ნაბიჯი 2
დაიცავით ფორმალური სტილი თქვენი წერილის წერისას. ბიზნეს დოკუმენტი უნდა იყოს ერთმნიშვნელოვანი. დარწმუნდით, რომ ელ.ფოსტაში შეიტანეთ თემა. არ გამოიყენოთ სმაილიკები საქმიანი მიმოწერისას. კორესპონდენციის გაგრძელების შემთხვევაში აუცილებელია ციტატის სახით დატოვოთ წერილი, რომელზეც პასუხი იწერება. არ არის საჭირო მთლიანად ტექსტის ციტირება, შეგიძლიათ შემოიფარგლოთ მხოლოდ იმ ფრაგმენტებით, რომლებზეც პასუხები შედგენილია. ამ შემთხვევაში მოწინააღმდეგეს გაუადვილდება გააცნობიეროს კავშირი თქვენს პასუხსა და მის წერილს შორის.
ნაბიჯი 3
დაიწყეთ საქმიანი წერილი თავაზიანი მისამართით, მაგალითად: "ძვირფასო ივან პეტროვიჩ!" მიმართვა უნდა იყოს ორიენტირებული გვერდზე. სახელი სრულად არის დაწერილი, ამ შემთხვევაში ინიციალების გამოყენება მიუღებელია. ამას მოსდევს შესავალი ნაწილი, სადაც უნდა შეჯამდეს წერილის მიზანი. დოკუმენტის ძირითადი ნაწილია შემდეგი განყოფილება, რომელშიც აღწერილია, თუ როგორ უნდა მოგვარდეს ძირითადი საკითხები. დასკვნა წარმოადგენს შემაჯამებელ შენიშვნას და ასევე მიმართავს ადრესატს ადრესატისგან გამომგზავნის მოლოდინის მითითებით ან წერილში განხილული საკითხის გადასაჭრელად კონკრეტული წინადადებით.
ნაბიჯი 4
რაც შეიძლება სწორად იყავით დასკვნით ნაწილში. არასოდეს მიიღოთ გადაწყვეტილებები თქვენი ადრესატისთვის. უკეთესად გამოთქვით იმედი, რომ თქვენი აზრით პრობლემა საუკეთესო გზით მოგვარდება. არაეთიკურია ადრესატისკენ სწრაფვა ისეთი სიტყვების გამოყენებით, როგორიცაა "დაუყოვნებლივ" და "სასწრაფოდ". გამოიყენეთ უფრო სწორი ფორმა: "გთხოვთ, გასცეთ პასუხი ასეთ დროს". სამეწარმეო წერილში ხელმოწერა უნდა იყოს ფორმალური. მაგალითად: "პატივისცემით, ივან სერგევიჩ ვასილიევი". თქვენს ხელმოწერაში ასევე შეიტანეთ თქვენი სათაური, საკონტაქტო ინფორმაცია და კომპანიის სახელი.
