ნებისმიერ ოფისში და წარმოებაში, თანამშრომლები ხშირად მუშაობენ სხვადასხვა სახის დოკუმენტებთან, ამიტომ ოფიციალური, საქმიანი დოკუმენტების შედგენის შესაძლებლობა ყველასთვის აუცილებელია. ამავდროულად, არსებობს ზოგადი მოთხოვნები, რომლებიც უნდა შესრულდეს ნებისმიერი დოკუმენტის შედგენისას - საქმიანი წერილი, ბრძანება, თანამდებობა, ინსტრუქცია და ა.შ.
ინსტრუქციები
Ნაბიჯი 1
დოკუმენტის მომზადება დაიწყეთ მისი მიზანშეწონილობისა და საკითხების მთელი რიგის გარკვევით, რომელთა მოგვარებაც აუცილებელია. ეს დაგეხმარებათ განსაზღვროთ დოკუმენტის ტიპი და მისი ფორმა, რაც მეტწილად განსაზღვრავს მისი შინაარსის წარმოდგენის ხასიათსა და სტილს.
ნაბიჯი 2
გადახედეთ მთავრობისა და სააგენტოს კანონებს და წესებს, რომლებიც არეგულირებს ამ საკითხების მოგვარებას. ეს არის ძალიან მნიშვნელოვანი ეტაპი, რომელიც აჩვენებს თქვენს წიგნიერებას და საშუალებას გაძლევთ შეადგინოთ დოკუმენტი, რომელიც სრულად აკმაყოფილებს სამუშაო საკითხების დამუშავებისა და მოგვარების დადგენილი პროცედურას. ეს ასევე დაგეხმარებათ ადრესატის, დამამტკიცებელი და საკოორდინაციო ორგანოს განსაზღვრაში და უზრუნველყოს ამ დოკუმენტის შინაარსი და ამ ორგანიზაციის კომპეტენციის ფორმა.
ნაბიჯი 3
შეისწავლეთ ადმინისტრაციული და მარეგულირებელი დოკუმენტების ტექსტები ისე, რომ შედგენილი დოკუმენტი არ ეწინააღმდეგება მათ და არ ახდენს მათ დუბლირებას. ამისათვის აუცილებელია ასეთი დოკუმენტების ელექტრონული მონაცემთა ბაზა.
ნაბიჯი 4
შეაგროვეთ ინფორმაცია გადასაჭრელი საკითხების არსებითობის შესახებ, შეადგინეთ დოკუმენტის პროექტი. შედგენისას გამოიყენეთ ტრაფარეტული ტექსტები და სტანდარტული ფრაზები და გამონათქვამები, რომლებიც ტრადიციულად გამოიყენება ბიზნეს დოკუმენტებში. შეისწავლეთ სხვა დოკუმენტები, რომლებიც შემუშავებულია თქვენს ორგანიზაციაში ან კოლეგების საწარმოს სისტემაში და გამოიყენეთ მათი წერის სტილი.
ნაბიჯი 5
დოკუმენტის ძირითადი ტექსტი მიზნად ისახავს გარკვეული ქმედებების წამოყენებას, დარწმუნებას. ეს უნდა იყოს დასაბუთებული და ლოგიკური. ფორმულირება მკაცრად უნდა იქნას დაცული სამართლებრივი თვალსაზრისით. პირველ რიგში წარმოდგენილია წარმოდგენილი ინფორმაციის საიმედოობისა და ობიექტურობის მოთხოვნები. ტექსტი უნდა იყოს ზუსტი, მაქსიმალურად ინფორმატიული და ლაკონური. ბუნებრივია, მასში არ უნდა არსებობდეს გრამატიკული, პუნქტუაციური ან სტილისტური შეცდომები. იმ შემთხვევაში, თუ დოკუმენტში ახსენებთ ინფორმაციას, რომელიც შეიცავს სხვა წყაროს ან დოკუმენტს, უნდა მიუთითოთ მისი ყველა შედეგი.
ნაბიჯი 6
დოკუმენტის პროექტის რედაქტირება და კოორდინაცია მასთან დაკავშირებულ პირებთან. ამის შემდეგ შეადგინეთ დოკუმენტი მიღებული ნორმების შესაბამისად და ხელი მოაწერეთ მას.
